Feuille de route

Feuille de route -Bilan / saison 2014-2015 / réunion "de bureau" / reprise 2015-2016 ..
(Bureau / NF = Conseil d'administration , Comité de Pilotage , et tous les adhérents impliqués ou ayant envie de contribuer à la gestion de NF qui le souhaitent)

Je précise que cette "feuille de route" (que chacun est libre de nommer comme il voudra) n'est en aucun cas un compte-rendu de la réunion qui s'est déroulée chez Stéphane. (Je sais, je parle trop et ça n'intéresse personne, mais comme la question s'est déjà posée - plusieurs fois, je donne cette précision afin de répondre aux nombreux cas particuliers qui peuvent avoir la même interrogation.)
Ou << qu'est ce qui s'est passé en 2014-2015 pour nécessiter cette réunion du conseil d'administration transformée en réunion de bureau - re-transformée en .. sondage"..?
Et qu'est ce qu'on fait maintenant si on veut que ça continue, et que ce soit assumé.? (par quelqu'un) >>
 
Décisions prises "à l'occasion de cette réunion" :
1 /Accord à l'unanimité pour contribuer à organiser l'implication généralisée (de chaque adhérent à Nouvelle- Formule) dès l'inscription.
> cette décision avait en fait déjà été prise à l'unanimité ...à l'occasion du Conseil d'Administration qui a précédé le questionnaire d'implication (09-2014) > l'Intégration 
> Étaient présents à l'époque : KARINE, DANIEL, ROMAIN et FRANCK
Cette décision destinée à généraliser l'implication a également été approuvée en ASSEMBLEE GENERALE (17/09/2014) , à une large majorité.!
2 /Le montant des Adhésions fixé pour la saison 2015-2016 restera identique à la saison précédente (pas d'augmentation - malgré celle de la location de la salle / Casamur , du coût des licences et autres assurances - pas de diminution non-plus)

Bonjour,
Il semble évident que la non-préparation de la réunion de Jeudi a quelque peu embrouillé "les pistes"..
Je demande à toutes celles et ceux qui étaient présents de bien vouloir m'en excuser, mais il me paraissait "peu honnête" sur un plan intellectuel, de présumer des réponses que vous feriez à la seule question qui me posait problème.. et qu'il me semblait plus difficile à trancher que ça n'a été le cas.

 En effet, seulement un adhèrent, parmis les présents, a remis en question la possibilité de devoir imposer l'implication généralisée dès l'inscription..
(Exemple de question tranchée mais non-définie à laquelle je dois maintenant répondre)
La première chose que cela implique concrètement, c'est d'en informer tout le monde, y compris les futurs adhérents. 
> donc, effectivement, dès l'inscription.!
Première question qui vient ensuite - comment ?
La seule solution, acceptable pour moi aujourd'hui, est de porter cette information à la connaissance de chacun(e) sur la feuille d'inscription.
 Sur cette base, il s'agit maintenant de choisir comment on va formuler le paragraphe destiné à signaler qu'une liste d'options d'implication sera fournie afin que chaque adhérent (parmis ceux qui n'ont encore aucune attribution) puisse faire un choix.
Il est préférable de savoir ce qu'on va écrire sur a feuille d'inscription avant de la proposer (en cas de modifications, tout le monde n'aura pas la même version -- qui pour répondre ensuite?)
La feuille d'inscription devra intégrer cette notion avant la ré-affiliation / FFME - point de départ des inscriptions pour la saison qui va commencer.

Nécessité de répartir l'implication ! Pourquoi ?
Un "certain nombre" de problèmes" et autres questions qui se posent de façon plus ou moins récurrente sont déjà pris en considération, et parfois les réponses sont tellement simples qu'on a même pas estimé nécessaire de les recenser.
Concernant ce qui est déjà recensé, c'est un plaisir de renseigner "tout le monde" , et tout adhérent (y compris inscrit depuis peu) devrait être en mesure de le faire !
. Problème N°1 
Questions non-recensées - bien que déjà débatues, et tranchées"
Quelle que soit la question, et quel que soit le sujet (G-I , Activités collectives en extérieur , Intégration , Communication , fonctionnement en salle , montant des Licences/découverte , ... assurances , questions déjà tranchées auxquelles des réponses erronées ont déjà été fournies... j'en oublie sans doute, mais je précise que pour chacun de ces quelques sujets > les questions sont multiples.!) , il est assez simple de répondre directement lorsqu'ils sont recensés, mais il devient rapidement compliqué d'avoir en permanence en tête les réponses aux questions (ou sujets) non recensés - même si le principal responsable de l'association est censés ne rien ignorer du fonctionnement d'une association dont il est désigné par la loi, comme responsable de tout ce qui n'est pas défini.!
J'imagine facilement que s'il est difficile" de repondre pour celui dont c'est la principale responsabilité (dans les cas ou une reponse existe , mais n'est recensée nul part) , il est tout aussi difficile de le faire pour tout autre adherent.
> à qui le deuxième appel ?..
De plus, je ne vois vraiment pas pourquoi qui que ce soit (ayant parfois d'autres responsabilités effectives dans le cadre de l'association) devrait assumer à ma place le fait qu'un certain nombre de questions auxquelles on a déjà répondus ne sont pas encore disponibles pour tout adhérent qui le souhaite. ?

Ces questions sont à gérer par le C/A , donc priorité pour ses membres > continuer à structurer le fonctionnement administratif (à commencer par le R-I et les responsabilités effectives des membres du C/A.. et même du Comité de Pilotage)
* Voir Compte-rendu / Conseil d'Administration du 28-10-2014

. Problème N°2
Questions sans réponse.. procédures pas encore définies.. décisions prises, et pas appliquées..
Bien que certaines décisions importantes aient déjà été prises, leur mise en application semble (aujourd'hui encore) "difficile à percevoir"... généralement, par manque de définitions..

>> L'INTEGRATION 
Plutôt bien définie sur le questionnaire d'implication (précédant à l'A-G du 17-09-2014) , cette définition n'ayant pas été archivée ensuite, elle est "un peu" passée aux oubliettes...
Je la rappelle donc ci dessous, car c'est sans doute sur cette base que devront se structurer les solutions adoptées pour mettre en application l'unique décision (fonctionnelle) prise lors de la réunion de Jeudi (23-07) >> l’implication généralisée dès l'inscription.
 < < Un Groupe délégué à l'intégration doit être (re)mis en place. Le rôle de ce Groupe sera d'organiser l'implication des nouveaux inscrits en fonction de leurs aptitudes afin que chacun puisse contribuer au fonctionnement de Nouvelle-Formule.. et que le plus grand nombre se sente alors "partie- prenante" de l'association à laquelle il adhère. Encore faut- il que ce Groupe soit géré par quelqu'un.. (2 adhérents au moins devraient collaborer à cette mission, qui peut être très motivante si abordée avec envie)
>> Un Groupe Délégué à l'Intégration a effectivement été constitué depuis (A/G-2014).
"Nouveauté" (officialisée en 2015)
- Stéphane est d'accord pour le représenter au niveau du Comité de Pilotage... un certain nombre de choses restent cependant à définir.! (auxquelles il faut maintenant répondre)..

Quelques exemples également concernés par un besoin d'ajustements (parfois une simple définition) :
. Le fonctionnement en salle
. La gestion du matériel collectif
. Les Activités Collectives en Extérieur
. La Communication
. La pratique collective à Ceyrat
. La mise à jour des nouvelles directives / FFME...
. La recherche de potentielles subventions ...
En fait, tout ce qui n'est pas recensé ou defini - encore moins repertorié, mais qui doit (ou mériterait) tout de même d'être géré.
Il ne s'agit donc pas de redéfinir tout ce qui l'est déjà et qui fonctionne plutôt bien, mais simplement de :
> continuer à structurer ce qui est déjà recensé
> recenser ce qui est déjà défini
> définir ce qui en a besoin et qui ne l'est pas encore
et commencer/continuer à mettre en application ce qui a déjà été décidé.

Il me semble évident qu'il deviendrait pesant, pour les adhérents les plus impliqués qui ont déjà des difficultés (essentiellement par manque de temps) de devoir gérer en plus ce qui ne l'est pas encore, et qui nécessite pourtant régulièrement des réponses et/ou des décisions.
- Pour toutes ces raisons, et celles que j'aurai pu aborder en plus... il est aujourd'hui nécessaire de mettre en application les décisions prises l'an dernier.
* Voir Questionnaire d'implication (09-2014) / Compte-rendu de l'ASSEMBLEE GENERALE (17/09/2014). Le constat ne date pas d'aujourd'hui. << il est évident que même si la totalité des nouveaux adhérents se sentent plutôt bien accueillis, un déficit d'information est sans doute à l'origine ensuite, du relatif manque d'implication dans les différents paramètres concernant la gestion du fonctionnement de l'association.
Afin d'y remédier, il est donc nécessaire que les différents paramètres concernant l'intégration soient pris en compte leur juste valeur à commencer par l'implication .>>

Les échéances à venir nous poussent à adopter des procédures accélérées.. et on est bien contents aujourd'hui que certaines procédures aient fini par être enregistrées.
 (bien qu'elles semblaient autrefois superflues à des adhérents très impliqués qui ont fini par trouver ça trop lourd - vu qu'il fallait tout redéfinir à chaque fois car en dehors du G/I rien n'était archivé.. le bouche à oreilles"..) 

Le schéma à suivre selon moi est le suivant :
Phase-1 (accomplie)
Confirmation de la part de tous les membres du Conseil d'Administration de leur maintient aux postes actuellement occupés (un remaniement sera toujours possible en Octobre/ Novembre si nécessaire, lorsque la situation sera plus simple en matière d'emploi du temps.. peut-être même une nouvelle A-G.. ?.).

Phase-2 
Avant la fin du mois d'août, il nous faut recenser les adhérents qui vont gérer l'implication des nouveaux (et de toutes celles et ceux qui ne le sont pas encore.. officiellement").
> Qui pour intégrer.. l'équipe gérée par Stéphane G.D.I (Groupe Délégué à l'Intégration)
Sous l'appellation Groupe délégué à l'intégration, cette équipe devra donc commencer par préparer une liste d'options d'implication dont il faudra ensuite définir comment elle sera mise à disposition suite à l'inscription, afin qu'un choix soit disponible pour chacun(e) dès l'adhésion enregistrée.
> Chaque groupe de gestion pourra/devrait fournir une liste de "besoins" , ou de "possibles propositions"..

Ensuite >> ré-affiliation / FFME , mise à jour des feuilles d'inscription et signature de la convention de location avec "Casamur".

Nous disposerons alors de quinze jours (en cas de reprise en salle le 16-09) / trois semaines (si c'est le 23) pour préparer une liste d'options conséquente et appropriée, ainsi que les informations destinées à les accompagner (en quoi ça consiste ? A qui s'adresser ? Comment procéder ? A quoi ça sert ?)
> en fonction des sujets, le type d'information sera variable et donc pas mal de boulot en perspective.. Les adhérents qui vont gérer ce groupe devront pouvoir se faire aider par toutes celles et ceux qu'ils estimeront devoir solliciter. !
  >> Le Groupe ayant en charge la communication interne pourrait par exemple répertorier les attributions de chaque adhérent afin que chacun puisse savoir facilement à qui s'adresser en cas de besoin.
 Ce groupe devra aussi recenser les besoins en terme d'informations, et on découvrira alors que le recrutement peut être utile.

Gardons bien à l'esprit que les adhérents qui s'inscrivent dans une démarche associative seront plutôt satisfaits de voir qu'on leur dit pas << debrouilles-toi >>.
Bien sûr, les potentiels clients risquent. . . de fuire. Mais est-ce bien grave ?
(Si c'est le cas , on peut l'assumer aussi...?!.)

Mais comme dit Patrice, 
 « Ça ne marche jamais du premier coup ». Soyez indulgents,...



On m'a demandé de résumer > ce que je viens de faire qui m'a pris encore un peu plus de temps..
Je vous demande maintenant de consacrer quelques minutes pour répondre à ces quelques questions.
(lorsque c'est possible, en fonction de vos choix..)

Récapitulatif des questions / questionnaire de positionnement :
1- Proposition pour formuler le paragraphe destiné à informer les futurs adhérents potentiels à propos du questionnaire d'implication qui leur sera demandé de remplir (en fait, une simple liste d'options d'implication assortie d'un résumé de << en quoi ça consiste ? >> sera fournie ensuite.)
"C'est à vous">> _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ 
2- Souhaites tu faire partie (ou continuer) de l'équipe gérée par Stéphane ?
(Groupe Délégué à l'Intégration)
3- Souhaites tu faire partie (ou continuer) de l'équipe gérée par Romain ?
(Activités Collectives en Extérieur)
4- Souhaites tu contribuer à gérer le Matériel Collectif ?
5- Préfères tu contribuer à mettre en application ce qui sera décidé (Matériel Collectif) ?
6- Souhaites tu faire partie (ou continuer) de l'équipe gérée par Karine (et Frédéric) ?
Précision - à ma connaissance, Frédéric est OK pour faire équipe avec Karine, donc, avec son accord ??
>> il devient membre du Comité de Pilotage (en tant que responsable technique / habilité à la gestion du forum - chapître communcation).
7- Y-a-t-il des besoins prioritaires en terme de contribution que j'aurais oublié ?
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8- Si aucune de ces propositions ne te convient, comment te positionnes tu ? 
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Préfères tu qu'une liste plus conséquente te soit proposée ?..

As tu d’autres suggestions ?
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