QUI FAIT QUOI ?

Cette ébauche part de ce qui avait été actée en réunion l'an dernier + quelques suggestion à débattre.
D'aune façon générale, je suggère un binome par catégorie et éventuellement une ou deux personnes en renfort pour pour gérer si l'un ou l'autre des responsables manquent à l'appel.

COMMUNICATION :
il s'agit d'organiser au mieux la com de l'asso en interne et en externe. Quelques missions :
- Gérer et Animer le forum
- Fluidifier la circulation des infos entre les groupes de travail, notamment via ce forum, qui est un excellent outil.
- Créer une page Facebook ?
- Publier un organigramme
- Faire les compte rendu de réunion.
- création ou mise à jour de la documentation : Formulaire d'inscription notamment.

Personnes suggérées :
-Karine
-Frédéric

-Patrice en renfort
-Elodie en renfort
-Raphaëlle en renfort selon ses dispos car elle à beaucoup d'activité annexes.
-Eléonore Ne sera plus là la prochaine saison, snif... elle était mimi Eleonore.

ACCUEIL ET INTEGRATION :

• LE PREMIER APPEL : (5 minutes) IL s'agit du premier contact avec l'asso. Pour l'instant c'est Daniel (son numéro de tel est enregistré partout). On peut demander à quelqu'un d'autre de s'en charger.
  Quelqu'un d'avenant, de pédagogue, disponible pour répondre aux appels entrants, (je ne pense pas qu'ils soient très nombreux), capable de présenter l'asso en une phrase type, de donné le coût de l'adhésion annuelle et d'orienter vers une licence découverte le mercredi suivant l'appel pour découvrir l'asso.
  
  Personnes suggérées :
  - Frédéric
  - Karine
  - Stéphane
  - Raphaëlle
  - Pierre Jean
  
  

• L'ACCUEIL SUR PLACE : (15 minutes) Il s'agit :
  - d'être sympa,
  - expliquer le fonctionnement de l'asso en mettant l'accent sur le partage des compétences et l'implication des adhérents dans l'asso,
  - prêter le matériel nécessaire ,
  - prendre ses coordonnées
  - enregistrer la licence découverte (en se rapprochant d'une personne habilitée, Julien ou Franck),
  - collecter le paiement de la licence découverte
  - accompagner le nouveau vers un binôme "gradé" pour qu'il soit pris en charge.
  - l'orienter vers une inscription. lui dire que si la séance lui à plut, qu'il nous demande un formulaire d'inscription.
  
  Personnes suggérées : Des personnes capables d'arriver tôt sur place et qui y soit souvent !
  - Daniel
  - Romain
  - Stéphane
  - Elodie
  - Amélie
  

ENREGISTREMENT DES LICENCES ET LICENCES DECOUVERTES
- Julien
- Franck
il serait bien d'avoir une 3ème personne en cas d'absence ou d'arrivé tardive des Julien et Franck

INSCRIRE LES NOUVEAUX ADHERENTS
C'est à dire un taf administratif : il faut quelqu'un de rigoureux, d'ordonné.
C'EST UN POSTE CAPITAL
- Transmettre les formulaires d'inscription et d'assurances aux nouveaux adhérents
- Collecter ces formulaires dûment complétés
- Saisir les Formulaires d'inscription des adhérents et faire la liaison avec la FFME
- Collecter les certificats médicaux
- Collecter les chèques d'adhésion
- Tenir à jour la liste des adhérents avec leurs coordonnées, leur acquittement ou non de la cotisation annuelle, la liaison et l'actualisation de leur certificat médical.

Personnes suggérées
-Karine
-Daniel

TRESORERIE
C'est à dire :
- Apporter les chèques et espèces à la banque
- Avoir le droit d'utiliser le chéquier de l'asso pour payer les frais (casamur, matériel, FFME...)

Personnes suggérées
-Franck
-Daniel


GESTION DU MATERIEL COLLECTIF
Un travail bien structuré à été fait par Romain et Pierre-Jean, il parait légitime de continuer à leur confier cette gestion.
- Romain
- Pierre-Jean

- Didier en renfort

SORTIES EN EXTERIEUR
Cette catégorie implique différentes choses :
- proposer un lieu,
- chercher et partager un doodle pour caller la date,
- trouver et réserver un hébergement,
- organiser le covoiturage,
- faire les courses.

Selon les aptitudes de chacun il faudra voir qui s'occupe de quoi ici.
Personnes suggérées
- Romain
- Pierre-Jean
- Damien
- Franck

GESTION DE LA PRATIQUE COLLECTIVE
-Daniel supervise, tout le monde participe naturellement.

Bonsoir :

Pas assez au courant du fonctionnement établi ces dernières années, je ne peux qu'approuver à priori partout.

Juste une ou deux remarques :

- Créer une page Facebook ?
C'est à mon avis déjà difficile d'avoir un système peu complexe qui réponde aux besoins de Nouvelle Formule. Une page facebook, c'est beaucoup de gestion en plus, sauf à ne mettre qu'un lien vers les blogs/forums de l'association et ne plus y toucher ?

- Organigramme :
J'avoue que ça me plairait personnellement pour m'y retrouver un peu, mais c'est si flou que je pense que ce n'est pas demain la veille.

- Tu proposes Karine à beaucoup de postes alors qu'elle même avoue être un peu débordée ?

Enfin dernière chose : A part Daniel et moi, personne ne va sur ce forum de démo dans l'immédiat : Si tu veux que tes propositions soient lues, poste sur communication-nouvelle-formule.

Sinon, je t'ai mis admin du forum depuis le début, sans te l'avoir dit, mes excuses.

Patrice a écrit:

Enfin dernière chose : A part Daniel et moi, personne ne va sur ce forum de démo dans l'immédiat : Si tu veux que tes propositions soient lues, poste sur communication-nouvelle-formule.

Salut Patrice, merci pour tes réponses peux-tu déplacer mon post ou me dire comment faire ?

Copie, et poste comme mail sur communication_Nouvelle-Formule@googlegroups.com
Le forum n'est pas vraiment consulté, il n'est qu'en "démo".

Re-re salut Fred, nos deux derniers msg se sont croisés..

Un peu secondaire, mais quand même..

Je trouve que t'as bossé comme un galérien (moussaillon" – allusion à ta définition de mon.. rôle, ou image..) , j'en déduis que la motivation est au RDV..

Mon point de vue :
> Un certain nombre de bonnes idées (un grand nombre même). Voyons comment ça pourra coller au petit questionnaire / feuille de route (seulement envoyée aux membres du bureau pour l'occasion... petit couac en passant – oup's. En fait tu l'avais mis « ou c'est approprié »)

Mais quand même (encore une fois, désolé je me répéte), je reprend la question pour montrer que je suis pas un tyran.
<< Question annexe -
Il me paraît logique que l'équipe chargée de la Communication-Interne puisse répondre aux demandes de "qui fait quoi" de la part d'un adhérent X .
Donc ne reviendrait-il pas à cette équipe de recenser les attributions de chacun ?

Je parlait simplement de recenser les attributions /des adhérents actuels souhaitant renouveler.. quand on les connaîtra et lorsqu'on saura leur positionnement réel pour la saison qui s'annonce, mais aussi et surtout, des futurs adhérents (décision unanime de permettre à tout le monde de s'impliquer oblige...).

Concernant quelques uns, on sait déjà (c'est dans la « feuille de route » , pour les autres, il me semble approprié d'attendre leur réponse).


Quoiqu'il en soit, compte tenu de l'ampleur du boulot accompli (je vais sûrement pas m'en plaindre), on va pouvoir s'y appuyer dans une large mesure.!!

J'encourage tous ceux que ça intéresse, à faire comme Patrice, mais comme tu dis toi > le forum !(qui est justement en phase de test, profitons en)

Donc deux priorités d'ici fin Aout :

1- la feuille de route (il y a moins de « boulot » et certains sont en vacances, ne l'oublions pas)

2- pour ceux qui auront un peu plus de temps :

- Que vous inspire les propositions (ou la présentation) de Frédéric et que proposeriez vous >> concernant les questions qui vous préoccupent (uniquement) !. ?

Bonne journée et à demain pour ceux qui pourront, mais en ce qui concerne Ceyrat pour le moment >> la mailing-list !

Daniel